konfront.se

Bubbles of Bliss

Kreativitet ❤︎ Effektivitet = Sant

Ur en växande frustration över att projekt – både de som jag hade ansvar för och de som jag deltog i – ofta drog ut på tiden, att personer i projektgruppen hade skilda förväntningar på resultatet och att leveranser ofta färdigställdes med en viss känsla av besvikelse började jag försöka förstå varför det blev så och hur vi skulle hantera det.

Det ledde fram till Bubbles of Blissen agil metod som lyfter fram känslorna i ljuset istället för att låtsas som att de inte finns. Som helt enkelt drar fördel av att vi alla är människor.

När vi började använda den här metoden kunde vi konstatera att projekten blev lustfyllda från början till slut och att vi konsekvent började leverera med en känsla av bra teamwork och effektiva resultat.

Vad är Bubbles of Bliss?

Allt handlar om känslor!

Hemligheten för att uppnå bra resultat är helt enkelt att förstå och hantera känslor. Eftersom känslor ger upphov till attityder, attityder ger upphov till beteenden, och beteenden avgör om vi lyckas med något eller inte. Det gäller såväl hos dem som ska använda det vi producerar som hos personerna i teamet som ska samarbeta. Bubbles of Bliss tar avstamp i våra känslor för att uppnå effektiva samarbeten och resultat.

Såhär fungerar det:

Bubblor

… är något tidsbegränsat som har en början, ett slut och ett syfte. Det kan vara ett möte, din arbetsdag, en sprint eller ett längre projekt. Något du gör ensam eller i ett team. Oavsett typ, måste varje bubbla hanteras på samma sätt.

Bliss

… är ett mentalt tillstånd som ger dig utrymme att hantera komplexa problem och känslor. När du befinner dig i bliss kan du ta in flera perspektiv samtidigt och du kan reagera rationellt snarare än instinktivt på känslor som uppstår.

Som ledare är en av dina viktigaste uppgifter att säkerställa att du själv, personerna i teamet och andra som påverkas av det vi gör kan arbeta och samarbeta i ett tillstånd av bliss. Om vi inte kan det, utan istället kämpar med till exempel osäkerhet, oro, stress eller distraktioner, så kommer vi inte att kunna använda våra tillgängliga resurser optimalt, och vi kommer inte kunna uppnå hög kvalitet. Men om vi lyckas eliminera de negativa känslorna, kan vi använda våra resurser fullt ut, nå maximal kvalitet och ändå bli klara på utsatt tid.

Kom ihåg att detta är precis lika relevant när du arbetar helt ensam och är din egen ledare.

Här följer en detaljerad genomgång om varför bliss är viktigt och hur vi kan gå tillväga för att uppnå det i de projekt vi arbetar i.

Varför är det viktigt?

Bliss ger flow

  1. Innovation
    När vi befinner oss i bliss, så kan vi hålla flera pers­pektiv i huvudet samtidigt och hitta nya lösningar på komplexa problem. Om vi känner oss fokuserade och inspi­rerade, så kommer vi kunna komma med nya idéer och inspirera andra. Om vi känner oss säkra och avslappnade, kommer vi inte vara rädda för att experimentera och göra misstag. Och det är vad som krävs för att hitta nya, banbrytande lösningar.
  2. Empati
    I ett tillstånd av bliss kan vi förstå och hantera både våra egna och andra personers känslor och perspektiv. Du kanske inte håller med, men du kan fortfarande sätta dig in i den andra personens synsätt. Detsamma gäller användarna av dina produkter eller tjänster: om du har tillräckligt mentalt utrymme för att agera empatiskt, så kommer du kunna förstå användarna och deras behov på djupet.
  3. Förståelse, omtanke, förtroende
    Med innovation och empati kommer vi att kunna nå en djupare nivå av förståelse för problemet, för våra teammedlemmar, stakeholders, oss själva och våra användare. Ju mer vi arbetar ihop och förstår varandra och problemet, desto mer kommer vi att börja bry oss om varandra, resultatet och våra användare. Vi kommer att få större förtroende för att våra teammedlemmar gör ett bra jobb, och för att våra teammedlemmar litar på att vi själva gör ett bra jobb.
  4. Flow
    Om vi lyckas uppnå allt ovanstående, så kommer vi att kunna arbeta i ett tillstånd av flow, där vi kan vara maximalt kreativa och maximalt effektiva på samma gång.
Double Rainbow with Tornado är ett performance­konstverk av Saloranta & De Vylder som gav inspiration till konceptet Bubbles of Bliss. Som en del av verket fick publiken gå in i en uppblåst luftballong. Känslan av att befinna sig inne i den där bubblan – skyddad från omvärlden, nyfiken och förvantansfull – påminde mig om känslan av det perfekta projektet. Foto: Lithuanian Dance
Double Rainbow with Tornado by Saloranta o de Vylder

Hur går det till?

1. Definiera bubblan

Det första vi måste göra är att komma överens om parametrarna som styr vår bubbla:

  • Tidsramar: Ska vi vara klara nästa vecka eller om ett år?
  • Resurser: Är vi två personer eller 25? Har vi 20 000 kronor eller 20 miljoner?
  • Förväntat resultat: Vad förväntar vi oss när det kommer till kvalitet, mål och produktegenskaper? Siktar vi på att bli marknadsledande eller räcker det att det vi gör funkar?

Alla i teamet (och ledningen!) måste förstå att alla parametrar påverkar varandra och att verkligheten sällan blir som planerat. Därför behöver vi redan nu komma överens om hur vi ska hantera avvikelser från planen. Om vi har en stenhård deadline, måste vi vara beredda att skjuta till resurser för att bli klara i tid. Om budgeten inte går att utöka, måste vi vara beredda på att resultatet kan bli sämre än förväntat. Om resultatet inte är förhandlingsbart, finns det stor risk att vi behöver lägga mer tid och pengar än planerat.

Vad gör vi om vi inser att det kommer att ta längre tid än det var tänkt? Vad är ett giltigt skäl för att skjuta till mer resurser? Kan vi nöja oss med ett mindre ambitiöst resultat?

 

2. Förbered för bliss

  1. Praktiska förberedelser, som att säkerställa att vi har rätt material, att vi har blockerat tid i kalendern, att vi har förberett alla verktyg för projektledning och så vidare, kommer att reducera risken för negativa känslor, som osäkerhet och stress, när projektet fortsätter.
  2. Teamförberedelser, som att säkerställa att alla förstår sina egna och teammedlemmarnas roller, ansvar och mandat, förebygger känslor av oro och osäkerhet. Alla behöver förstå att vi från och med nu är ett team där alla kommer att göra sitt bästa utifrån förutsättningarna och alla kommer att göra misstag. Vi behöver vara överens om att vi ska lära oss av våra misstag och hjälpas åt att lösa problem.
  3. Känslomässiga förberedelser. Kanske är det redan något som inte känns bra. Ta upp det! Kanske har du redan förstått att vi inte kommer att hinna klart i tid. Ta upp det! Ju längre vi väntar med att synliggöra ett problem, desto större blir det, och vi kommer att behöva lägga mer tid på att göra saker ogjorda som vi inte ens hade påbörjat om vi kände till problemet från början.
  4. Förutse framtiden. Försök att föreställa dig projektets olika skeden och vad som skulle kunna bli ett problem eller orsaka de negativa känslorna av distraktion, oro, stress och osäkerhet som vi vill eliminera. Prata om det på en gång: hur ska vi hantera sådana problem när de inträffar? Kan vi göra något för att förhindra att det händer?

 

3. Håll bliss vid liv

När vi förberett oss är det dags att börja jobba. För att stanna kvar i bliss, behöver vi designa processen så att vi kan identifiera och hantera våra känslor längs vägen och så att alla känner sig trygga med att det kommer att finnas regelbundna tillfällen då jag har möjlighet att ta upp och hantera problem eller negativa (och positiva!) känslor tillsammans med resten av teamet.

  1. Dagliga standups Varje arbetsdag börjar med att teammedlemmarna i tur och ordning delar med sig av vad de gjorde igår, vad de ska göra idag och om de behöver hjälp med något. Innan turen går vidare till nästa person delar du med dig av en kort reflektion.
  2. Status-checkin Varje vecka stämmer vi av projektets status och säkerställer att vi arbetar enligt planen och håller oss inom bubblans ramar. Eftersom vi redan har förberett oss för att saker kan gå fel, så är vi beredda på att hantera en situation då vi behöver lägga till mer resurser, sänka ambitionsnivån eller skjuta på deadline.
  3. Produktionsmöten Vi har regelbundna produktionsmöten där alla som har arbetat med någon typ av produktion bjuds in för att presentera och få feedback på sitt arbete och bestämma hur vi ska gå vidare. Det här är ett tillfälle att:
    • kvalitetssäkra vårt arbete
    • förstärka känslan av förståelse, omtanke och förtroende
    • visualisera våra framsteg
  4. Retrospektiv Mer sällan, ungefär varannan månad, har vi retrospektiv där vi samlar hela teamet och projektets intressenter för att prata om och utvärdera vårt samarbete. En väldigt enkel och mycket värdefull övning där vi pratar om:
    • vad som har gått lika bra som förväntat
    • vad som inte gick så bra som vi förväntade oss
    • vad vi behöver börja göra annorlunda framöver
    • vad som har varit riktigt bra: Vem har gjort något fantastiskt? Vilka exceptionella resultat har vi redan uppnått?

 

4. Stäng bubblan

Till sist, när projektet närmar sig sitt slut, gör vi oss själva en stor tjänst om vi ser till att stänga bubblan ordentligt.

  1. Bränn backlogen Låt inte uppgifter, som inte kommer att slutföras nu, vara kvar i projekthanteringssystemet. Vi kommer inte att vilja starta upp nästa projektperiod med att försöka komma ihåg vad vi menade och varför vi tyckte att något var viktigt. Släpp taget och lita på vårt framtida omdöme! Vi kommer förmodligen att inse att det är något annat som är viktigt nästa gång vi arbetar vidare på projektet.
  2. Fira! Ett litet firande kan vara att gå igenom och summera vad vi har åstadkommit under den här bubblan. Men om möjligt: slå på stort och ordna en fantastisk fest där vi kan fira vår briljans tillsammans!

Ska vi ses?

Vill du ha någon att bolla med, någon som hjälper er framåt och blir en katalysator för att förverkliga er dröm?

Hör av dig så kan vi ta en fika. Kanske kan jag hjälpa dig med precis med allt du behöver, kanske kan jag hjälpa dig en bit på vägen.